ध्यान दें: यह पृष्ठ मूल अंग्रेज़ी से स्वचालित रूप से अनुवादित किया गया था, जो आधिकारिक संस्करण है। इसे अंग्रेज़ी में पढ़ें
Apollo Follow-ups (फ़ॉलो-अप) हर खुले SSSP, और साथ ही हर उस बंद SSSP की एक शीट है जिसे आपने अभी तक ख़ारिज नहीं किया है, ताकि उन कामों पर पूरी नज़र रखी जा सके जिनमें अभी भी साइट की जाँच (site check) या टूलबॉक्स टॉक (toolbox talk) बाकी है। हर पंक्ति यह दिखाती है कि साइट की जाँच कहाँ तक पहुँची है, तय अंतराल (cadence) के हिसाब से टॉक कैसे चल रही हैं, काम पर कौन-कौन है और क्या उन्होंने जवाब दिया है, पिछला फ़ॉलो-अप क्या था और आपने इसे दोबारा कब देखने के लिए कहा था। इसे इसलिए बनाया गया है ताकि आप हर SSSP को खोले बिना ही अपनी टीम (crew) से तगादा कर सकें (chase कर सकें), कॉल रिकॉर्ड कर सकें और साइट से आया जवाब पढ़ सकें। जो कोई भी Apollo डैशबोर्ड खोल सकता है, वह इसे यहाँ खोल सकता है:
व्यूज़ (Views)
यह शीट Needs chasing (तगादे की ज़रूरत) पर खुलती है, जिसमें वे काम होते हैं जिनमें साइट की जाँच या टूलबॉक्स टॉक (देय या छूटी हुई) बाकी है और जिन पर पिछले दो कार्यदिवसों (working days) में किसी ने फ़ॉलो-अप नहीं किया है, और साथ ही ऐसा कोई भी काम जिसकी दोबारा जाँचने की तारीख़ (check-back date) आ गई है। फ़ॉलो-अप का मतलब है आपके द्वारा भेजा गया कोई रिमाइंडर संदेश (nudge), आपकी रिकॉर्ड की गई कोई कॉल, एक स्वचालित टूलबॉक्स रिमाइंडर या साइट की जाँच का निमंत्रण (invite), इसलिए जिस काम के लिए आज सुबह रिमाइंडर टेक्स्ट भेजा गया है, वह दो कार्यदिवस बीतने तक इस सूची से बाहर रहता है। सप्ताहांत (weekends) और सार्वजनिक छुट्टियाँ इन दो दिनों में नहीं गिनी जाती हैं। Check back (दोबारा जाँचें) में वे काम सूचीबद्ध होते हैं जिनकी दोबारा जाँचने की तारीख़ अभी आने वाली है (सबसे नज़दीकी तारीख़ सबसे पहले), All open (सभी खुले) में हर खुला SSSP सूचीबद्ध होता है और Closed (बंद) में वे बंद SSSP सूचीबद्ध होते हैं जिन्हें आपने ख़ारिज नहीं किया है। खोज बॉक्स (search box) SSSP और Fergus नंबरों, पते, काम पर लगे लोगों और आपके नोट्स से मिलान करता है। जब तक आप किसी कॉलम के शीर्षक (heading) को नहीं दबाते, सबसे नए SSSP सबसे पहले आते हैं, और उसी शीर्षक को तीसरी बार दबाने पर वह क्रम वापस आ जाता है।
हर पंक्ति कुछ शब्दों में समय की अवधि के साथ यह बताती है कि स्थिति क्या है: पाँच हफ़्ते से बकाया साइट की जाँच के लिए Owed 5w, अपने तय अंतराल से पीछे चल रही टॉक के लिए Weekly, missed, और जिस काम के लिए आपने दो दिन पहले टेक्स्ट द्वारा रिमाइंडर भेजा था उसके लिए Text 2d ago। केवल उसी मान (value) पर छोटा नारंगी बिंदु होता है जिस पर आपके ध्यान देने की ज़रूरत है। किसी मान के पीछे का विवरण देखने के लिए उस पर माउस ले जाएँ (hover करें), या फ़ोन पर उसे दबाएँ: किसने कौन-सी साइट की जाँच दर्ज (file) की, तय अंतराल और पिछली टॉक क्या थी, टीम के प्रत्येक सदस्य की स्थिति क्या है, या फ़ॉलो-अप किसे गया और किसने भेजा। किसी कॉलम के अनुसार क्रमबद्ध (sort) करने के लिए उसके शीर्षक को दबाएँ, और वह बात लिखने के लिए जिसे आप अन्यथा किसी स्प्रेडशीट में रखते, Add a note (या खुद उस नोट) को दबाएँ, जो आपके Enter दबाने या बाहर कहीं क्लिक करने पर सेव हो जाता है।
Last 6 weeks (पिछले 6 हफ़्ते) कॉलम हर पंक्ति में एक ही जैसे छह हफ़्ते दिखाता है, जो इस हफ़्ते के साथ समाप्त होते हैं। एक चौकोर (square) का मतलब है कि साइट की जाँच दर्ज की गई है, एक बिंदु (dot) का मतलब है कि टूलबॉक्स टॉक आयोजित की गई है, एक नारंगी घेरा (orange ring) उस हफ़्ते को दिखाता है जब तय अंतराल के अनुसार टॉक होनी चाहिए थी लेकिन कोई भी रिकॉर्ड नहीं की गई, और किसी हफ़्ते के नीचे एक छोटी रेखा का मतलब है कि आपने उस हफ़्ते उस काम के लिए रिमाइंडर (nudge) भेजा था। कॉलम को ऊपर से नीचे की ओर देखने पर एक ही नज़र में आपके सभी कामों में कोई ख़राब हफ़्ता दिख जाता है। शीर्षक के बगल में बना सहायता आइकन (help icon) इन निशानों को समझाता है, और किसी हफ़्ते पर माउस ले जाने पर यह नाम सहित बताता है कि उस हफ़्ते किसने क्या दर्ज किया, या यह बताता है कि कुछ नहीं हुआ।
साइड पैनल (Side Panel)
किसी पंक्ति का SSSP शीट के बगल में, या छोटी स्क्रीन पर उसके ऊपर खोलने के लिए उस पंक्ति को दबाएँ। यह पैनल काम पर मौजूद हर व्यक्ति की सूची दिखाता है और यह बताता है कि साइट की जाँच के मामले में उनमें से प्रत्येक कहाँ तक पहुँचा है (भेजा गया, खोला गया या दर्ज किया गया), स्वचालित रिमाइंडर उन तक पिछली बार कब पहुँचे थे, क्या उनका पिछला टेक्स्ट डिलीवर नहीं हो पाया था, और पिछली बार आपके तगादा करने के बाद से उन्होंने टेक्स्ट या ईमेल द्वारा क्या जवाब दिया है। उसके नीचे टूलबॉक्स टॉक, अब तक दर्ज किए गए रिकॉर्ड (पढ़ने के लिए किसी एक को दबाएँ), आपकी दोबारा जाँचने की तारीख़ और नोट के साथ Follow-up (फ़ॉलो-अप) अनुभाग, और काम पर हुए हर फ़ॉलो-अप और दौरे (visit) की History (इतिहास) होती है।
क्रू को नज़ करना (Nudging the Crew)
जिन लोगों पर आप टिक लगाते हैं, Nudge उन्हें एक टेक्स्ट और एक ईमेल भेजता है, जिनमें से हर एक में उनका अपना साइट जांच (site check) लिंक होता है, जो toolbox talk (कार्यस्थल सुरक्षा चर्चा) रिकॉर्डर को भी खोलता है। शुरू में किसी पर भी टिक नहीं लगा होता है। किसी व्यक्ति पर टिक लगाने से उसके सभी नंबरों और पतों पर टिक लग जाता है, और आप जिनका उपयोग नहीं करना चाहते उन से टिक हटा सकते हैं। किसी व्यक्ति के आगे यह दिखता है कि आज स्वचालित रिमाइंडर ने उन्हें कब टेक्स्ट भेजा था, ताकि आप देख सकें कि दूसरा टेक्स्ट भेजना उपयोगी है या नहीं।
सभी को एक ही संदेश जाता है, और उसमें {first name} और {job} प्रत्येक व्यक्ति के लिए अपने-आप भर दिए जाते हैं (जॉब को उसके Fergus नंबर और गली के नाम के रूप में लिखा जाता है, उदाहरण के लिए J-21532 92A Miramar Avenue)। संदेश की शुरुआत उन शब्दों से होती है जो उस जॉब पर बकाया काम को बताते हैं, जिसे आप बदल सकते हैं। पूर्वावलोकन (preview) में टेक्स्ट वैसा ही दिखता है जैसा आपके द्वारा टिक किए गए पहले व्यक्ति को मिलेगा, जिसके अंत में साइन-ऑफ के रूप में आपका नाम होता है, और यह भी दिखता है कि यह कितने टेक्स्ट संदेशों के बराबर लंबा है। इसे भेजने पर जॉब की दोबारा जांच करने की तारीख (check-back date) दो कार्यदिवस आगे सेट हो जाती है, जब तक कि आप इसे बदल या हटा नहीं देते। ईमेल द्वारा दिया गया जवाब SSSP की टिप्पणियों (comments) में आता है, और टेक्स्ट द्वारा दिया गया जवाब साइड पैनल में दिखता है और पहले की तरह ATC में भी आता है।
एक साथ कई कामों को nudge (याद दिलाना) करने के लिए, उनकी पंक्तियों पर टिक करें और शीट के ऊपर मौजूद बार में Nudge दबाएँ। इसके बाद डायलॉग में हर काम से जुड़े लोगों की सूची आ जाती है, और उन सभी के लिए वही एक संदेश भर दिया जाता है।
नोट: जिस SSSP को कभी साइट पर नहीं भेजा गया है, उसे नज नहीं किया जा सकता। इसे पहली बार बिल्डर (builder) में Send to Site के माध्यम से भेजा जाता है, जो संक्षिप्त (brief) और पूर्ण (full) साइट जांच के बीच चुनाव करता है और चेकलिस्ट को Fergus जॉब पर डालता है, इसलिए पैनल इसके स्थान पर Open SSSP to send का विकल्प देता है।
कॉल और विज़िट रिकॉर्ड करना
Record a call or visit काम के लिए किसी कॉल, साइट के दौरे (site visit) या ऑडिट (audit) को रिकॉर्ड करता है, और इसके साथ यह भी दर्ज करता है कि यह कब हुआ (जब तक आप इसे बदलते नहीं हैं, तब तक अभी का समय), एक वैकल्पिक नोट और अगली दोबारा जाँचने की तारीख़। रिकॉर्ड की गई कॉल को एक फ़ॉलो-अप माना जाता है, इसलिए वह काम दो कार्यदिवसों के लिए Needs chasing से हट जाता है, और साइट का नवीनतम दौरा पंक्ति में Last follow-up (पिछला फ़ॉलो-अप) मान के नीचे दिखाई देता है। यदि आप गलती से कुछ रिकॉर्ड कर देते हैं, तो उसे हटाने के लिए History में उसके बगल में बने बिन (कूड़ेदान के आइकन) को दबाएँ। रिमाइंडर संदेश (nudges) और स्वचालित रिमाइंडर बने रहते हैं, क्योंकि वे उन टेक्स्ट और ईमेल का रिकॉर्ड रखते हैं जो भेजे जा चुके हैं।
टॉक को लॉक करना, क्लोज़ आउट (समाप्त) करना और खारिज करना
हर पंक्ति पर मौजूद मेन्यू में, जो साइड पैनल में सबसे ऊपर भी होता है, बाकी चीज़ें होती हैं। Lock Toolbox Talks ऐसे काम पर रिमाइंडर रोक देता है जिसे अब बातचीत (talks) की ज़रूरत नहीं है, जैसा कि यह बिल्डर में करता है, और Close out SSSP यह दर्ज करता है कि काम कैसे समाप्त हुआ और इसे हर बकाया सूची से हटा देता है, जैसा कि समापन (Closing Out) के अंतर्गत बताया गया है। बंद किया गया SSSP तब तक Closed (बंद) दृश्य में रहता है जब तक आप Dismiss नहीं दबाते, और यदि इसे फिर से खोलकर दोबारा बंद किया जाता है तो यह वापस आ जाता है।
कई SSSP पर काम करना
जिन पंक्तियों को आप चुनना चाहते हैं उन पर टिक करें और शीट के ऊपर मौजूद बार वे विकल्प दिखाता है जो उन सभी पर एक साथ किए जा सकते हैं: Nudge, Lock talks या Unlock talks, Close out या Reopen, Check back, Record, और जहाँ टिक किया गया हर SSSP बंद हो चुका है वहाँ Dismiss। लॉक करने (lock) और बंद करने (close out) के विकल्प केवल तभी दिखाई देते हैं जब टिक किया गया हर SSSP एक ही स्थिति में हो, इसलिए लॉक और अनलॉक किए गए SSSP के मिश्रण में इन दोनों में से कोई भी विकल्प नहीं मिलता। फ़ोन पर यह बार स्क्रीन के निचले हिस्से में होता है, और Nudge को छोड़कर बाकी सब कुछ के अंदर होता है।
लॉक करने, बंद करने (closing out) और फिर से खोलने (reopening) से पहले आपसे पूछा जाता है, यह बताया जाता है कि वे कितने SSSP बदलेंगे और उनकी सूची दिखाई जाती है, और आपके द्वारा चुने गए कारण या परिणाम को प्रत्येक पर लागू किया जाता है। यदि कुछ SSSP बदले नहीं जा सके, तो डायलॉग खुला रहता है और कारण के साथ उनमें से प्रत्येक का नाम बताता है, और बाकी पूरे हो जाते हैं। Check back टिक किए गए हर SSSP पर दोबारा जाँचने की एक ही तारीख़ सेट करता है, या उन सभी से इसे हटा देता है, और Record प्रत्येक में एक ही कॉल, दौरा या ऑडिट जोड़ता है।
कीबोर्ड शॉर्टकट
कंप्यूटर पर, शीट को कीबोर्ड से चलाया जा सकता है। खोज के बगल में मौजूद बटन कुंजियों (keys) की सूची दिखाता है:
UpऔरDown, याKऔरJ, पंक्तियों के बीच ऊपर-नीचे ले जाते हैं।Enterसाइड पैनल में पंक्ति को खोलता है, औरEscइसे बंद करता है।Xपंक्ति पर टिक करता है।Nटिक की गई पंक्तियों, या जिस पंक्ति पर आप हैं, उसे nudge करता है।Lजिस पंक्ति पर आप हैं, उस पर एक कॉल या विज़िट रिकॉर्ड करता है।
अगर शीट से कोई काम गायब है, या कोई nudge किसी तक नहीं पहुँचा, तो हमें support@samconsulting.co.nz पर बताएँ।